Роль кадровой службы в стратегическом управлении организации
В настоящее время меняющаяся кадровая политика приводит к пересмотру руководителями многих организаций своих взглядов на положение кадровых служб, а также к переоценке места и значения этих служб в организации. В связи с этим роль кадровых служб значительно повышается.
В современных условиях работники кадровых служб должны:
полноправно участвовать в проведении кадровой политики;
принимать активное участие в анализе проблем работников организации;
предвидеть потребность в создании новых рабочих мест и ликвидации части устаревших рабочих мест;
изучать новые тенденции.
Учитывая возросшую значимость и многопрофильность работы с людьми, прежние кадровые службы преобразовываются в службы персонала, или человеческих ресурсов. Во многих организациях отделы человеческих ресурсов занимаются широким комплексом вопросов и играют важную роль в развитии организации. В таких предприятиях службы персонала возглавляются вице-президентами, занимающими вторые места в управленческой иерархии. Как правило, это молодые, энергичные люди, обладающие гибким и прогрессивным мышлением и широким взглядом на вещи. Без их участия не принимается ни одно серьезное решение.
В наших условиях повышение роли кадровых служб обусловлено следующими причинами:
переходом от дефицита к избытку трудовых ресурсов и сокращением численности персонала;
возрастанием интенсивности труда, требующей более высокой квалификации;
расширением функциональных обязанностей работников кадровых служб и повышением их самостоятельности в решении кадровых вопросов.
Руководители различных организаций осознают, что сектор руководства работниками предприятия должен быть интегрирован в систему общего руководства и стратегического планирования. Играя важную роль в стратегическом планировании, руководители также должны быть хорошо знакомы с другими аспектами работы организации – инвестициями, маркетингом, рекламой, контролем продукции, применением компьютерной техники, научными разработками и развитием организации, выполнением которой занимаются приглашенные на работу различные специалисты.
При анализе кадровой политики любой организации используются следующие критерии оценки:
количественный и качественный состав персонала (численность различных категорий работающих, в том числе мужчин и женщин, пенсионеров и т. д.);
уровень текучести кадров;
гибкость проводимой политики, учет меняющихся условий;
степень учета интересов работника и производства и наличие индивидуального подхода к работникам организации.
Ведущие специалисты в области управления персоналом утверждают, что роль специалистов по персоналу будет постоянно возрастать. Основные тенденции в изменениях в кадровом менеджменте прогнозируются следующие:
увеличится ценность квалифицированных работников;
станут более эффективными программы обучения;
улучшится планирование персонала;
возрастет роль планирования карьеры и развития персонала (область планирования карьеры преобразуется в непрерывный ряд программ управления кадрами, включающих программы раннего выявления работников с управленческими наклонностями и потенциалом руководителя и программу их индивидуальной подготовки);
расширится зависимость управления персоналом от компьютерных технологий;
новые технологии будут ускорять необходимость регулярного обучения и совершенствования рабочей силы для поддержания конкурентоспособности организации;
предприятия с разветвленной организационной структурой, состоящей из отделений и организаций, будут продолжать процесс децентрализации функций управления персоналом, появится проблема контроля управления работниками на расстоянии.
Цели, задачи и функции кадровой службы
Основной целью деятельности кадровой службы является реализация кадровой стратегии в соответствии со стратегией организации. Основную роль в управлении персоналом организации играет кадровая служба, выполняющая определенные задачи и функции.
Основные задачи кадровой службы
Основными задачами кадровой службы является выбор направлений кадровой работы, а также представление о целях работы с персоналом, конкретизированных с учетом условий, в которых работает организация. Кадровая служба обязана обеспечить работу персонала организации, что является гарантией ее эффективной деятельности. Наиболее важными задачами кадровой службы являются:
определение текущей и перспективной потребности в кадрах, выполняющих требуемое количество работы определенного качества в необходимый момент времени на определенном месте;
управление кадровыми процессами (изучение и анализ рынка труда, подбор, адаптация, профориентация, профотбор, контроль за текучестью);
организационное и методическое обеспечение развития системы управления кадрами, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей;
развитие персонала, формирование резерва, продвижение, разработка индивидуальных планов карьеры;
закрепление кадров и стимулирование высокой производительности;
прогнозирование, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение потребности в подготовке специалистов по прямым связям с учебными заведениями, разработка и реализация мер по формированию трудового коллектива;
организация эффективной деятельности работников (расстановка кадров в соответствии с задачами, с учетом склонностей и квалификации, контроль за организацией рабочих мест, условиями труда);
планирование и регулирование профессионального, квалификационного роста кадров, процессов их высвобождения и перераспределения;
социально-психологическая диагностика персонала;
анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненного;
управление производственными и социальными конфликтами;
маркетинг персонала;
планирование и контроль деловой карьеры;
оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;
информационное обеспечение системы управления кадрами;
организационно-методическое обеспечение профессиональной, экономической, идеологической учебы, подготовки и переподготовки кадров, планирование этой работы с учетом потребностей производства, направление работников в различные учебные заведения и на стажировку на передовые предприятия и в организации, обучение руководителей первичного звена передовым методам и формам работы с кадрами;
профессиональная и социально-психологическая адаптация;
управление трудовой мотивацией;
изучение профессиональных, деловых и личностных качеств работников на основе аттестаций, психологических и социальных исследований, разработка рекомендаций по рациональному использованию кадров в соответствии с их способностями;
регулирование правовых вопросов трудовых отношений;
управление движением к взаимной выгоде работников, коллективов, групп предприятий, общества;
обеспечение участия работников в управлении;
организация работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптации молодых специалистов, изучение причин текучести кадров, динамика изменений в трудовом коллективе, разработка мер по стабилизации и совершенствованию социальной и демографической структуры коллектива организации;
развитие и поддержание на высоком уровне качества жизни, которое делает работу в организации желанной;
эффективное использование всех форм материального и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовой деятельностью и с учетом общественного мнения, укрепления психологического климата в коллективе;
совершенствование деятельности кадровой службы.
При характеристике в целом содержания деятельности кадровой службы можно выделить следующие основные задачи:
решение основных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина);
компенсация и пособия;
трудовые отношения;
обучение, повышение квалификации.
Конкретизация задач кадровой службы производится в положении о кадровой службе, которое формируется на основе типового положения о кадровой службе.
Основные функции кадровой службы
В настоящее время нет единого определенного взгляда или документов, регламентирующих деятельность кадровой службы. В разных организациях они могут быть разными с общей методологической основой кадровой работы. Чтобы кадровая служба стала координирующим центром по формированию системы управления персоналом, необходимо постоянно расширять и обогащать ее функции.
Основными функциями кадровой службы являются:
реализация стратегических и тактических целей организации;
постоянное прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе;
систематический анализ кадрового потенциала;
кадровое планирование, включающее: оценку наличных ресурсов (содержание работ и имеющегося персонала); оценку будущих потребностей в кадрах на основе соотношения предложения рабочей силы со спросом и стратегией развития организации; разработку программ удовлетворения будущих потребностей. Чтобы прогноз выполнить правильно, следует учитывать среднюю текучесть кадров и естественное выбытие (выход на пенсию, смерть и др.); организацию набора персонала (создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям); отбор персонала (оценка кандидатов на рабочее место и отбор лучших из резервов, созданных в ходе найма). При отборе персонала учитывают профессиональные, образовательные, организационные и личностные качества кандидата. К основным методам отбора относятся: испытание, оценка способностей, собеседование. Осуществляя отбор, кадровая служба проводит предварительное собеседование и изучение претендентов для сопоставления имеющейся у нее информации о деловых и личностных качествах с квалификационными характеристиками вакантных должностей. Кадровая служба подготавливает рекомендации о возможном использовании претендента;
Вы прочитали ознакомительный фрагмент! Если книга Вас заинтересовала, вы можете купить полную версию книгу и продолжить увлекательное чтение.
Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.
Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций. Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности?
Общие аспекты
Основные принципы кадровой политики:
- направленность на выполнение требований законодательства труда;
- учет потребностей предприятия в сотрудниках;
- обеспечение условиями для качественной работы;
- поиск сотрудников.
Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое. В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается , отбирается персонал.
Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия.
Главное направление – формирование трудовых ресурсов на предприятии. Составляющие кадровой политики:
Чтобы правильно организовать работу кадровой службы, необходимо:
- выяснить количество сотрудников;
- распределить между ними обязанности. Можно сформировать группы, которые будут заниматься определенным видом деятельности;
- на каждого сотрудника отдела кадров оформить должностные обязанности, определить их права;
- подготовить документы, которыми отдел кадров будет руководствоваться в своей работе;
- провести обучение персонала кадровой службы.
Возложение обязанностей отдела кадров на главного бухгалтера возможно лишь в том случае, если это предусмотрено в .
Если подобного пункта нет, то это запрещено делать (). Работа в сфере отдела кадров имеет преимущества и недостатки.
Первыми являются – данная профессия востребована, прямое общение с руководящими органами организации, разнообразная работа. Недостатки – постоянные стрессы, рабочий день ненормированный.
Что это такое
Главный ресурс предприятия – трудовой. Именно таким и является отдел кадров – основной состав работников организации.
Цель кадровой политики – вовремя обеспечивать предприятие персоналом с достаточной квалификацией для работы на производстве.
Кадровая служба – совокупность структурных подразделений организации, цель которых — управление работниками предприятия.
Должностными лицами являются руководители, специалисты, технический персонал. Суть ее – работа с персоналом предприятия.
Основные задачи отдела кадров делятся по направлениям:
Выполняемые функции
В обязанности кадровой службы входит:
- разработка плана укомплектования сотрудников в соответствии с деятельностью организации;
- оформление , их , на другую должность;
- ведение учета личного состава;
- ответственность за хранение трудовых книжек, их заполнение;
- ведение прочей документации;
- создание условий для работы;
- предложения по улучшению деятельности организации;
- подготовка документов и отчетностей для комиссий;
- контроль и проведение инструктажа сотрудников;
- принятие мер по трудоустройству увольняемых работников;
- ведение контроля за дисциплиной на производстве.
При выборе задач учитываются:
- размеры предприятия;
- направление деятельности;
- цели;
- на какой стадии находится развитие организации;
- численность сотрудников.
Нормативная база
Основные положения и вопросы кадровой службы регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.
Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов.
Правовая база:
В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс.
- Гражданский Кодекс, 2 часть.
- Административный Кодекс.
Особенности работы в отделе кадров в 2019 году
Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.
Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия.
Действие Положения (образец)
Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.
Другими словами, Положение – документ, который регламентирует все сферы деятельности организации по отдельным структурным подразделениям и предприятия в целом.
Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным. Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.
Требования к оформлению:
- заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
- название организации;
- наименование документа, дату и место его оформления;
- разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».
Каждый раздел должен начинать с ново строки и нумероваться арабской цифрой. Составляет Положение руководитель организации, право подписи и утверждения документа также принадлежит ему.
В отдельный пункт стоит внести перечень документов, которыми руководствуется кадровая служба в процессе деятельности.
Каковы обязанности (номенклатура дел)
Номенклатура – обязательный список дел, формирующихся в процессе деятельности организации.
Используется для:
- установления единого порядка для формирования дел;
- учетного обеспечения;
- быстрого поиска документации;
- установления срока хранения дела.
Перечень дел будет зависеть от направления деятельности организации. При оформлении номенклатуры следует брать во внимание текущие дела и задачи, планируемые выполнить в будущем году.
Дела должны размещаться по степени их важности. При определении срока хранения дел можно руководствоваться типовым перечнем документов, принятым в 2010 году.
Единого списка документов не предусмотрено, нормативные акты устанавливают лишь отдельные из них.
Номенклатуры подразделяют на следующие виды:
При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания».
Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве.
Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия.
Какие должности имеются (структура)
На структуру кадровой службы влияют – направление деятельности организации и численность сотрудников. Состав и численность сотрудников отдела кадров утверждает директор организации.
Главой кадровой службы является начальник отдела кадров. Остальные (заместители, помощники, специалисты) подчиняются ему. Если отдел кадров имеет несколько подразделений, то каждое из них возглавляет начальник.
В обязанности инспектора кадров входят:
- формирование личных дел сотрудников;
- оформление приказов;
- , их заполнение;
- работа с документацией;
- оформление больничных листов;
- ведение контроля по дисциплине.
В своей структуре отдел кадров имеет такие отделы:
- организация труда;
- подбор сотрудников;
- переквалификация персонала;
- планирование продвижения;
- аттестация;
- охрана труда.
Должности могут быть следующие – инженер организации труда, табельщик, трудовой экономист и прочие.
Каждая из должностей имеет свои обязанности, которые должна строго выполнять. Инженер по трудовой организации обязан:
- разрабатывать меры для усовершенствования трудовой деятельности;
- проводить аттестацию;
- анализировать условия производственной деятельности.
К каждой должности выдвигаются требования – наличие полного высшего образования, определенный стаж работы в данной сфере.
Составление плана работы
Деятельность структурных подразделений организации необходимо планировать таким образом, чтобы она была направлена на успешное завершение дел.
План мероприятий можно составлять на месяц, квартал или год. Процесс принято делить на такие этапы:
Во время разработки плана мероприятий важно учитывать задачи и требования законодательства:
Определенные мероприятия можно планировать на конкретный месяц, например, проверка личных дел или повышение уровня квалификации.
Заключительным этапом является утверждение плана работы кадровой службы и его согласование с начальством.
Какие документы должны быть
Учредительные документы являются обязательными в любой организации. Документооборот отдела кадров состоит из:
Виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура
* группировка документов
* требования к , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации,
* ответственность к ведению кадровой документации.
Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.Главная задача отдела кадров -подбор кадров и работа с коллективом.
Что такое кадровая работа?
Проще говоря, кадровая работа – это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность.
Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.
Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.
Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.
Хуже того, нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов Допущенные при создании кадровых документов ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий.
Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания.
При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, но закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных кадровых документов поможет избежать ошибок, проблем и их последствий.
Ни для кого не секрет, что служба персонала на предприятии - явление далеко не повсеместное. Многие небольшие предприятия, находящиеся на начальном этапе развития, как правило, не имеют отдельной структуры или сотрудника, который занимается вопросами управления персоналом в компании.
Если вам требуется специалист по кадровому делопроизводству, то лучше искать именно такого - будет и дешевле, и практичнее. Если вы считаете, что этот работник должен скрепить коллектив, организовать досуг и отдых - это другой специалист, если должен внедрить эффективную систему оплаты труда - это третий.
«Всё в одном флаконе» встречается редко.
Менеджеры по персоналу подобны врачам с их узкой специализацией, и лишь опытный кадровый работник отчасти похож на семейного доктора, являясь специалистом широкого профиля.
В целом к организации кадровой работы нужно подойти как к бизнес-проекту. Руководителю компании стоит определить для себя критерии оценки деятельности кадровиков. Максимально подробно обсудите в кругу управленцев своего предприятия, что именно должен сделать отдел кадров, в какие сроки, какие средства будут на это выделены, какие ресурсы (люди, деньги) будут задействованы.
Не ждите, что менеджер по персоналу справится с вашими проблемами сам, без помощи коллег, и без выделенного ему бюджета, только за свою зарплату.
Главная функция и первоочередное назначение такого работника - это содействие росту эффективности бизнеса путем обеспечения компании человеческими ресурсами, росту производительности труда, повышению управляемости и мотивированности сотрудников.
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Подбор и расстановка кадров.
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.
2.4. Повышение квалификации работников.
2.5. Проведение аттестации.
2.6. Формирование кадрового резерва.
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.
3. ФУНКЦИИ
3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3.3. Разработка штатного расписания.
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел,
подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
3.7. Документальное оформление служебных командировок.
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных.
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.
3.13. Организация и участие в аттестации работников.
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
3.15. Составление планов повышения квалификации работников.
3.16. Организация табельного учета.
Отдел имеет право:
4.1. Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ
Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНА, ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ
В советское время в обязанностях отдела кадров были лишь делопроизводство и отчётность . Изменившаяся же современная экономика требует более серьёзного подхода к кадровой работе. Несмотря на то, что отдел кадров – это составная часть общего функционала предприятия, работа кадровиков значительно влияет на жизнь организации. Основной закон кадровика – это положение об отделе кадров . В нём должны быть отражены все принципы и нюансы работы, ведь ошибки в кадровом делопроизводстве зачастую становятся причиной судебных тяжб, штрафов и предписаний надзорных органов.
Зачем нужен отдел кадров
Отдел кадров – это самостоятельное структурное подразделение компании . В небольших компаниях кадровую работу может взять на себя юрист или секретарь, но следует упомянуть, что обязанности кадровика увеличиваются с каждым годом. За это нужно «благодарить» различные ведомства государства, которые постоянно модернизируют или разрабатывают все новые и новые формы отчётных документов, которые усложняют процедуры делопроизводства, что ведёт к росту бумажной работы.
На сегодня кадровая работа включает в себя не только делопроизводство, но и работу непосредственно с человеком. Ведь от квалификации работника зависит слаженная работа компании в целом. Сейчас наблюдается дефицит инженеров и рабочих технических специальностей. Грамотный кадровик не будет ждать, когда квалифицированный персонал появится сам, а будет искать его и подбирать под конкретную штатную единицу.
Зачем нужен ОК
Таким образом, ОК является важнейшим звеном в деле обеспечения главной задачи предприятия – производство товаров или услуг с целью обеспечения потребителей и получения прибыли. Нет нужных кадров – нет прибыли .
Понятно, что юрист или секретарь просто не сможет выполнить все задачи отдела кадров, особенно в условиях «текучки». Поэтому, не стоит гнаться за двумя зайцами, ведь если наделает совместитель ошибок в кадровых документах, организации грозит штраф от 50 тысяч – и это за каждую ошибку.
Цели и задачи отдела кадров
Емкое понятие “Отдел кадров” зачастую сложно привязать к масштабам малых предприятий
, где количество сотрудников сопоставимо с масштабом решаемых задач. Однако вопросы, связанные с основными направлениями деятельности ОК никто не отменял. Поэтому решение кадровых вопросов “падает” на голову либо учредителей, либо поручается наемному директору. А если у них нет опыта такой деятельности? Так и происходит в жизни. Успех дела в таких условиях кардинально зависит от степени понимания кадровой работы
. Статистика закрытия малых предприятий отображает неспособность в большинстве случаев наладить кадровую работу.
Вывод простой – отдел кадров в том или ином виде должен решать свойственные ему задачи. Пусть в малом предприятии это будет даже один человек, но этот человек не должен быть случайным. Только человек, хорошо понимающий специфику работы с персоналом, в состоянии обеспечить бесперебойную работу предприятия. Не обязательно наличие у этого человека диплома. Кадровика вполне возможно вырастить в ходе становления предприятия. Лишь бы у человека было желание понять эту работу.
Цели и задачи ОК
Цели и задачи кадровика – обеспечить предприятие сотрудниками для решения производственных планов .
Однако многолетняя практика работы ОК показывает, что эти цели и задачи на самом деле достаточно обширны.
У кадровика обязанностей много. В больших организациях в отделе кадров трудится несколько единиц , например:
- менеджер по подбору персонала;
- делопроизводитель;
- табельщик;
- менеджер по персоналу;
- и начальник отдела, который координирует работу.
У каждой штатной единицы отдела кадров свои обязанности. Менеджер по подбору персонала должен:
- снабжать предприятие сотрудниками, согласно штатного расписания;
- контактировать с кадровыми агентствами и биржей труда;
- формировать кадровый резерв.
Делопроизводителю положено:
- оформлять приём, перевод, совмещение, увольнение работника;
- заполнять, принимать, выдавать, хранить трудовые книжки и выдавать их копии работникам;
- составлять графики отпусков;
- оформлять отпуска, вызывать из отпусков;
- принимать и оформлять больничные;
- готовить кадровые приказы и знакомить с ними работников.
Табельщик:
- составляет и рассчитывает табеля учёта рабочего времени;
- составляет акты об отсутствии на работе.
Менеджер по персоналу:
- следит за выполнением правил трудового распорядка (фиксирует прогулы, опоздания, нарушение дисциплины);
- организует обучение и повышение квалификации персонала;
- обеспечивает аттестацию рабочих мест (если на предприятии нет инженера по охране труда).
Начальник ОК :
- координирует работу всего отдела;
- готовит отчёты, запрашиваемые государственными и муниципальными ведомствами;
- составляет номенклатуру дел отдела;
- составляет штатное расписание.
Как видите, кадровая работа – это не только работа с бумагами (которых всё прибавляется), но и работа с людьми. А чтобы работа была слаженной, нужно разработать чёткий алгоритм . Для этого и нужно положение об отделе кадров, которое полностью описывает кадровое делопроизводство .
Положение об отделе кадров
Это документ, в точном соответствии с которым должен работать кадровик. В положении чётко
прописывается:
- структура отдела кадров;
- его цели и задачи;
- права работников ОК;
- взаимоотношения с другими подразделениями компании;
- ответственность работников ОК.
Положение обязательно утверждается приказом руководителя компании и хранится в делах отдела кадров.
Положение об ОК
В положении расписаны все обязанности отдела , но если в штатном расписании значится несколько работников ОК, их обязанности указываются в должностных инструкциях или прямо в трудовых договорах.
Для вашего удобства вы можете скачать положение об отделе кадров (образец) , только учтите, что образец – типовой . Оптимальнее разработать положение именно под ваше предприятие, где учитываются все его особенности . Некоторые кадровики ведут работу и по охране труда, и по начислению зарплаты, и работу с другой документацией предприятия. А поэтому в положение нужно включить и эти обязанности.
Кадровая служба (КС) организации – структурное объединение, выполняющее обязанности по контролю над персоналом. Первоначальная задача КС – обеспечение оптимизации процесса труда. Рассмотрим, как организована эта служба.
Уровень компетентности управления КС и пределы полномочий в процессе руководства предприятием можно разделить по типам:
- Полная подчиненность КС управленцу по администрированию (все координирующие схемы заключены в единой подсистеме).
- Прямое подчинение КС директору предприятия.
- Кадровая служба имеет статус второй ступени руководства после руководителя организации.
- В руководство предприятия включена КС.
Организационная схема кадровой службы зависит от многих факторов, например:
- Вид деятельности предприятия.
- Штатный объем фирмы.
- Уровень управленческого потенциала КС и пр.
Организационная структура отдела персонала
Организационная структура отдела персонала должна соответствовать установленным требованиям и возможностям:
- Возможность быстрого реагирования на изменения и дополнения, связанные с кадровым учетом.
- Оптимизация функций сотрудников с последующей передачей прямого контроля нижнему управленческому звену.
- Распределение и закрепление функциональных назначений внутри организации.
- Регулирование и обеспечение рационального количества работников, находящихся в подчинении у определенного управленца.
- Соблюдение прав, обязанностей (ответственности за их несоблюдение) работников предприятия.
- Четкое распределение организационных полномочий.
- Минимизация затрат, направленных на создание и функционирование управленческой структуры.
Это неполный список того, чем занимается отдел кадров. На разработку схемы организационной структуризации оказывают влияние несколько групп факторов:
- Особенности устройства и деятельности организации.
- Использование рабочих технологий и вид производства.
- Стиль корпоративной этики и персональные нюансы.
- Разработка или следование эффективным существующим схемам структурной организации.
На проектирование организационного устройства кадровой службы организации может влиять как один, так и сразу несколько факторов. За исходные данные берут показатели:
- Число ступеней руководства.
- Численность персонала.
- Тип управленческой структуры.
Структура отдела кадров объединяет два уровня управления – функциональный и линейный. Именно функциональный тип управления позволяет отобразить функциональное разделение между руководящим составом предприятия и подразделениями. Для построения функционального управления, закрепления технологической последовательности производства за каждым руководителем (или уполномоченным лицом) используют принцип матрицы.
Чем занимается отдел кадров
Должностные обязанности отдела кадров сформулированы в ТК РФ.
Основное внимание кадровой службы направлено на реализацию эффективного управления штатными ресурсами предприятия. Сюда относится:
- Усовершенствование отношений в рабочем процессе.
- Оценка профессионального соответствия при выборе соискателя на должность.
- Разработка и внедрение обучающих программ и социальных проектов для сотрудников фирмы.
- и пр.
Действия КС носят преимущественно аналитический характер при организации рабочего процесса. Подобная деятельность требует регулярных внутренних нововведений, обучения новых специалистов для последующей работы в КС организации, разработки программы обучения для приобретения профессиональных навыков в соответствии с современным течением.
Подобные действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач кадровой службы:
- Установление квалификационного уровня в соответствии с текущими экономическими требованиями.
- Контроль увеличения затрат на обеспечение рабочего процесса.
- Формирование корпоративной политики с учетом установленного многонационального сочетания сотрудников, нанятых на отечественном рынке труда, и привлеченных иностранных специалистов.
- Отдел по подбору персонала занимается урегулированием рабочих отношений в соответствии с ТК РФ.
- Разработка и внедрение возможности обеспечения работы сотрудников, используя удаленный доступ к ресурсам организации.
Условно можно выделить два функциональных направления КС:
- Управленческий контроль трудовых отношений.
- Документальное фиксирование условий трудового соглашения.
Контроль трудовых отношений означает:
- Штатное планирование.
- Укомплектование персонала предприятия.
- занимаемой должности.
- Обучение и предоставление возможности профессионального роста работников организации.
- Использование системы поощрения и роста в социальной сфере.
- Обеспечение и соблюдение безопасных условий труда.
Условия трудового соглашения должны быть документально зафиксированы. Документы отдела кадров:
- Распоряжения, приказы.
- Заполнение установленных учетных информационных форм.
- Оформление и последующее ведение трудовой документации сотрудника.
- Формирование .
- Консультационные услуги.
- Расчет графика рабочего времени.
- Выдача документов, требующихся сотруднику для получения разного рода выплат (льготы, пособия, пр.).
Обширный функциональный ряд КС требует качественного подбора сотрудников на должности в отделе кадров.
Организация работы отдела кадров
Количество специалистов для КС обосновано рациональным разграничением и стабилизацией рабочего процесса каждого отдельного предприятия. Для этого используют «Квалификационный справочник», в котором обозначены должности:
- управленческий состав;
- специалисты;
- технические исполнители.
Каждой обозначенной должности соответствует характеристика, включающая обязательные предписания:
- круг обязанностей, возлагаемых в связи с занимаемой должностью;
- специальные знания;
- квалификационные требования.
Организация работы происходит в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных задач службы. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками:
- Полное владение информацией об области, специфике ведения деятельности предприятия.
- Управленческие и лидерские качества.
- Обучаемость.
- Владение основами финансового формирования.
- Дипломатические навыки и пр.
Большинство кадровых служб организаций предоставляют следующие вакансии:
- Руководитель службы управления персоналом.
- Менеджер:
- по кадровой работе;
- социальным льготам;
- компенсации;
- Специалист:
- по работе с соискателями;
- по обучению;
- по трудоустройству;
- кадрового делопроизводства.
Наличие должностей определяется спецификой предприятия и функциональными задачами кадровой службы.
