020800000 расчеты с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитывают на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работник бухгалтерии проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

О том, как израсходованы полученные деньги, подотчетное лицо представляет Авансовый отчет. К нему прикладывают документы, подтверждающие произведенные расходы. Приложенные документы нумеруются в порядке их записи в отчете.

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово- хозяйственной деятельности) по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.

Отражение операций по счету осуществляется в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетам по полученным денежным документам.

Основные бухгалтерские записи по счету 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»

1. Выдана сумма в подотчет на приобретение

Дт 020804560 Кт 020134610

Дт 020801560 Кт 020134610

2. Выданы денежные документы:

Д 020800 Д о20135

3. Поступили

Дт 010500340, 10604 Кт 020834660

Основные средства

Дт 010601 Кт 020831

4. Выдано в подотчет на командировочные расходы

На оплату транспортных услуг

Дт 020822560 Кт 020134610

На проживание

Дт 020826560 Кт 020134610

Суточные

Дт 020812560 Кт 020134610

На оплату телефонных переговоров

Дт 020821560 Кт 020134610

5. На основании авансового отчета отражены (списаны):

Сумма транспортных расходов

Дт 040110222, 010900 Кт 020822660

Суммы за проживание

Дт 040120226, 010900 Кт 020826660

Суточные

Дт 040120212, 10900 Кт 020812660

Оплата телефонных разговоров

Дт 040110221, 010900 Кт 020821660

6. Оплачена задолженность поставщику, выдан аванс поставщику подотчетным лицом

Дт 030200, 20600 Кт 020800

7. Возвращены в кассу учреждения неиспользованные остатки подотчетных сумм

Дт 020134 000, 20111, 30405 Кт 020800 000

8. Возвращены в кассу неиспользованные денежные документы

Д 020135 К 020800

9. Списаны суммы выданных подотчетным лицом заработной платы

Д 30211, 30212, 30213 К 20800

10. Погашена задолженность подотчетного лица в сумме удержанной из заработной платы

Д 030403 К 20800

11. Списана нереальная ко взысканию дебиторская задолженность с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»;

Д 40120273 К 20800

12. Отражение суммы НДС в рамках деятельности, приносящей доход

Д 221001 К 20800

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Командированному работнику оплачиваются:

Расходы по найму жилого помещения;

Расходы по проезду к месту командировки и обратно;

Суточные;

Другие расходы (например, услуги связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.

Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» определяет, что командировочные расходы возмещаются в следующих размерах.

1. Расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. Если подтверждающие документы отсутствуют - 12 руб. в сутки.

2. Расходы на выплату суточных - 100 руб. за каждый день служебной командировки.

3. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (с учетом определенных ограничений).

Расходы, превышающие размеры, установленные пунктом 1 настоящего Постановления, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются в авансовом отчете как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных авансовых суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления документов, расходования средств по назначению и заполняют графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принятых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам.

Нормы возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливаются Правительством РФ. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 (6) оплата суточных производится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).

Руководители организаций могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Для выплаты суточных в повышенном размере необходимо использовать дополнительные источники финансирования, например средства, полученные от предпринимательской деятельности. Размер суточных необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном акте.

Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, в соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 января 2005 г. N 16141/04, отменившим Письмо от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127 "О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками", не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Отчеты о расходах по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

Размеры суточных и расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран работников Российской Федерации определены приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках по территории зарубежных стран" (8) , с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 12 июля 2006 г. N 92 (6) .

Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам осуществляется на счете 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

В соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" включает следующие счета:

020801000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда";

020802000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

020803000 "Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда";

020804000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";

020805000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

020806000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг";

020807000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

020808000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества";

020809000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг";

020810000 "Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям";

020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций";

020812000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации";

020813000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств";

020814000 "Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям";

020815000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения";

020816000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";

020817000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";

020818000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов";

020819000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств";

020820000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";

020821000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов";

020822000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов";

020823000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций";

020824000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале".

Операции по счету 020800000 оформляются следующими бухгалтерскими записями.

Выдача денежных сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020801560-020824560) и кредиту счетов 020104610 "Выбытия из кассы", 020105610 "Выбытия денежных документов".

Списание с подотчетных лиц израсходованных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020801660-020824660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 "Материальные запасы" (010501340-010506340), 010600000 "Вложения в нефинансовые активы" (010601310, 010602320, 010604340), счетов 030201830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате", 030202830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам", 030203830 "Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда", 030215830 "Уменьшение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения", 030216830 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению", 030217830 "Уменьшение прочей кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления", 020402530 "Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале", 020403520 "Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций", соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения".

На возвращенные остатки подотчетных сумм кредитуют соответствующие счета аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020801660-020824660) и дебетуют счет 020104510 "Поступления в кассу", 020105510 "Поступления денежных документов".

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов.

Запись в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы "Наименование показателя" записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса, номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту, количество приложений.

В конце месяца в журнале операций расчетов с подотчетными лицами подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению, которые переносятся в Главную книгу.

При отражении сумм в иностранной валюте в соответствующей строке графы "Наименование показателя" приводится запись: "В рублевом эквиваленте".

В процессе работы организации могут возникнуть хозяйственные расходы, которые не могут быть оплачены с расчетного счета или из кассы. К этим расходам относятся закупка в торговле необходимых канцелярских товаров или других материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или сторонними организациями, командировочные расходы.

При возникновении необходимости в таких операциях сотруднику предприятия выдаются наличные деньги под отчет с последующим отчетом о произведенных расходах.

Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия. Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется «Правилами ведения кассовых операций в Российской Федерации», которые утверждены инструкцией Центрального банка России 4 октября 1993 года № 18.

Деньги для выдачи под отчет получают в кассу с банковских счетов, а затем из кассы выдают подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить отчет в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущий аванс, не производится.

Размер сумм, выдаваемых под отчет, ограничен. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой организации. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и места ее назначения. Срок командировки работников определяется руководителем, но он не

может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Служебная командировка поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Расходы на командировку складываются из суточных, расходов по найму жилого помещения (квартирных) и фактических затрат, связанных с командировкой и документально подтвержденных (проезд, почтовые, телеграфные услуги и пр.).

Необходимо знать, что служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной или подвижной характер, не считаются командировками.

Работнику выписывается командировочное удостоверение по установленной форме. По усмотрению руководителя наряду с командировочным удостоверением направление работника в командировку может оформляться приказом.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Суточные рассчитываются по нормам, устанавливаемым Правительством РФ, и количеству дней нахождения в командировке.

День выезда и день приезда считаются за полные отдельные дни.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и др.) с 00 до 24 часов включительно с места постоянной работы работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, указывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. То же самое относится и к определению дня приезда. Время нахождения в пункте назначения определяют по отметкам в командировочном удостоверении, которые должны соотноситься с датами, проставленными в проездных билетах. Суточные начисляются за все дни нахождения в командировке, в том числе и за выходные дни, праздники, дни вынужденных остановок при проезде транзитом.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Огметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью. В организации обязательно ведется реги-

страция лиц, отбывающих в командировки и прибывающих из командировки в данную организацию, в специальных журналах по утвержденным формам. Руководитель назначает лицо, ответственное за ведение данных журналов.

При командировках, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, суточные не начисляются. Вопросы о возможностях ежедневных возвращений из места командировки решает руководитель учреждения в каждом конкретном случае, исходя из дальности расстояния, условий транспортного сообщения, необходимости создания работнику условий для отдыха. При ежедневных командировках суточные не начисляются и не выплачиваются.

Если работник в командировке заболел, то суточные выплачиваются и за весь срок временной нетрудоспособности, но не свыше двух месяцев, за исключением случаев нахождения работника в стационаре. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность прибытия по состоянию здоровья к месту постоянного жительства должны быть удостоверены больничным листом. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Нормы суточных определяются нормативами.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в таких же размерах, как и в местах нахождения в командировке.

В случае болезни работника в командировке ему возмещаются квартирные согласно норм, действующих на момент нахождения его в командировке, при наличии больничного листа, за исключением нахождения работника в стационаре.

Оплата проезда осуществляется по документам, предъявляемым подотчетными лицами. Если существует несколько видов транспорта, которыми можно добраться до пункта назначения, а руководство не предложило определенный вид, работник сам выбирает способ передвижения. Расходы по проезду в место командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок, на судах морского флота, в каютах 1-2 категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету 1-го класса, возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия при представлении проездных документов,

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Заработная плата выдается командированному работнику по приезду либо пересылается по его просьбе в место нахождения командировки.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха организации, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращению из командировки предоставляется дополнительный день отдыха. Явка на работу в день отъезда в командировку и в день приезда из командировки решается с администрацией. В срок командировки дни временной нетрудоспособности, подтвержденные больничными, не включаются. Вместо заработной платы за эти дни работнику начисляется и выплачивается соответствующее пособие

Возвратившись из командировки, работник в течение трех дней обязан отчитаться и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В нем он фиксирует фактические расходы по данной командировке, суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду и другие, подкалывает документы, подтверждающие расходы, и командировочное удостоверение с соответствующими отметками. Руководитель организации письменно на авансовом отчете подтверждает (или не подтверждает) целесообразность произведенных расходов.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается руководителем организации, направившим работника в командировку, о чем делается соответствующая запись в авансовом отчете. В командировочном удостоверении делается заверенная печатью отметка о дне возвращения работника из командировки, и авансовый отчет вместе с командировочным удостоверением передается в бухгалтерию организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» на соответствующих аналитических счетах:

Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» включает следующие счета:

020801000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

020802000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

020803000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

020804000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

020805000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

020806000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

020807000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

020808000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения»;

020809000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

020810000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

020813000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

020814000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;

020815000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;

020816000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления, т.е. 24, 25 и26 разряды обозначают:

560 - увеличение дебиторской задолженности подотчетного лица;

660 - уменьшение дебиторской задолженности подотчетного лица.

Например:

020802560 - Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи;

020802660 - Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

О расходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами, либо в Карточке учета средств и расчетов.

Операции по счету 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» представлены в табл. 12.

Операции по счету 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Федеральное бюджетное учреждение согласно заявлению выдало сотруднику под отчет денежные средства по статье 310 - 5000 руб., по статье 340 - 2000 руб., по статье 225 - 1000 руб. По авансовому отчету сотрудник израсходовал по ст. 310 - 5500 руб., по ст. 340 - 1900 руб., по ст. 225 - 800 руб. Остаток по ст. 340 составляет 100 руб., по ст. 225 - 200 руб., по ст. 310 перерасход 500 руб. Сотрудник пишет еще одно заявление о необходимости денежных средств по статье 226 в размере 300 руб. Как правильно вести учет расчетов с подотчетными лицами, отдельно по статьям или в целом по сч. 208?

Ответ

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 " Расчеты с подотчетными лицами". На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам. Наличные денежные средства выдаются работникам бюджетного учреждения:

• 1. Для закупки материальных ценностей (как правило, для хозяйственных нужд);
• 2. В виде авансов на командировки;

Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:

• 1. Круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;
• 2. Предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.
• 3. Сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех рабочих дней.

Обязательное условие при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств - обеспечение финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

К счету 020800000, в соответствии с Планом счетов может быть открыто до 16 аналитических счетов. Это такие счета, как:

• 0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда";
• 0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";
• 0 208 13 000 "Расчеты с п/о лицами по начислениям на оплату труда";
• 0 208 21 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";
• 0 208 22 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате транспортных услуг";
• 0 208 23 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате коммунальных услуг";
• 0 208 24 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";
• 0 208 25 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества";
• 0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг";
• 0 208 31 000 "Расчеты с п/о лицами по приобретению основных средств";
• 0 208 32 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";
• 0 208 34 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов";
• 0 208 61 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения";
• 0 208 62 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";
• 0 208 63 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсионных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";
• 0 208 91 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов";

Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в бюджетном учреждении. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц.

Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета. В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:

• - Журнал по расчетам с подотчетными лицами.
• - Карточка учета средств и расчетов.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет активный. Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса. Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.

По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет - 020104000 "Выбытия из кассы".

По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:

• 010600000 "Вложения в нефинансовые активы", соответствующие аналитические счета;
• 030211000 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда";
• 030261000 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения";
• 030262000 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению";
• 030263000 "Уменьшение прочей кредиторской задолженности по социальным пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления";
• 040120000 "Расходы текущего финансового года", соответствующие аналитические счета.

возвращение остатка подотчетных сумм в корреспонденции с дебетом счета 020104510 "Поступления в кассу".

Счета 020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" и 020861000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения" используются, как правило, при выдаче начисленных сумм оплаты труда и пособий, включая пособия по временной нетрудоспособности, через раздатчиков.

Таблица 1 - Отражение операций по счету "Учет расчетов с подотчетными лицами"

Признаками грамотного и полного ведения учета расчетных операций с подотчетными лицами в бюджетных организациях являются:

• 1. Наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
• 2. Правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда).
• 3. Наличие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
• 4. Правильность и своевременность составления авансовых отчетов.
• 5. Правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды.
• 6. Наличие оправдательных документов.
• 7. Полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм.
• 8. Правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки).
• 9. Правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами.
• 10. Правильность выведения остатков на конец месяца по счету 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:

• 1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.
• 2. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

К основным нарушениям при оформлении командировочных расходов:

• 1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
• 2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
• 3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
• 4. Отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм.
• 5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

К основным нарушениям порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

• 1. Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
• 2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.