Основная задача менеджмента — достижение результатов или умение добиваться результатов, что требует профессионализма и непрерывного повышения собственной эффективности. Достигается это ежедневными усилиями по адаптации управленческих процессов к реалиям жизни. О каких процессах идет речь? И как сами принимающие решения в бизнесе оценивают процессы повышения своей эффективности? Можно узнать из результатов исследования об эффективном менеджменте и планировании, проведенного центром прикладных исследований бизнеса BARC на основании опроса немецких предприятий.
Администрация и ее внутренние элементы
Администрация - это социальная и техническая наука, отвечающая за планирование, организацию, руководство и контроль ресурсов организации, чтобы получить максимально возможную выгоду; Это преимущество может быть экономическим или социальным, в зависимости от целей.
Систематический набор правил, обеспечивающий максимальную эффективность в способах структурирования и функционирования социального организма. Менеджмент является одной из самых важных и древних человеческих действий, существующих в мире, и определяется как: процесс проектирования и поддержания среды, в которой люди, работающие в группах, эффективно достигают определенных целей.
На эффективность менеджмента стали обращать особое внимание с 2007 г. и связывают ее с тщательным наблюдением, отслеживанием внутренних и внешних факторов, чтобы своевременно уловить первые признаки неблагоприятных изменений и принять необходимые решения.
Процессы эффективного менеджмента
Эффективность менеджмента определяется методами, метриками, процессами, а также инструментами планирования, измерения и управления результативностью предприятия на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях. Кроме того, эффективный менеджмент основан на процессах управления и контроля, поддерживаемых часто информационными технологиями. Приведем такие управленческие процессы:
Расширением этого базового определения будет
В качестве администраторов люди выполняют административные функции планирования, организации, интеграции персонала, управления и контроля. Администрация применяется ко всем типам организаций, поскольку они являются объектом ее изучения, она применима к частным и государственным компаниям; государственные учреждения и государственные организации, а также различные частные учреждения, например: церкви; университеты; правительствами и муниципальными, провинциальными, национальными, больницами и другими учреждениями здравоохранения, фондами и т.д. и ко всем видам частных компаний, включая семьи и домашние хозяйства. Администрация занимается производительностью, что подразумевает эффективность и эффективность.
- Он применим к администраторам на всех организационных уровнях.
- Цель всех администраторов - создать излишек.
- стратегический менеджмент — разработка и реализация стратегии с помощью различных методов и подходов, например стратегического планирования и моделирования (см. «ЭЖ», 2012, № 36);
- планирование, бюджетирование и моделирование — стандартные инструменты управления предприятием в целом и его подразделениями. Сравнение план/факт позволяет увидеть изменения и воздействие мероприятий, адаптировать и контролировать их выполнение («ЭЖ», 2012, № 29 и );
- управление рисками и комплаенс — наряду с определением цели предприятия включает планирование необходимых ресурсов для достижения целей. Предварительное выявление и опознавание известных и неизвестных рисков оперативного и стратегического характера способствует их снижению и предупреждению. А на основе изменяющегося законодательства возникает необходимость контроля соблюдения внутренних и внешних норм;
- легальное консолидирование и внешняя отчетность. Составление консолидированной отчетности в концернах и холдингах и других юридических лицах обязательно не только с точки зрения финансовой и законодательной. Она должна быть ориентиром для всех решений по планированию и контроллингу предприятия;
- отчетность и анализ — основа, хребет эффективного менеджмента, включают все задачи подготовки, обработки и предоставления информации для внутренних и внешних заинтересованных групп. Отдельные задачи — оперативная отчетность, управленческая и внешняя отчетность, в том числе для налоговых и государственных органов.
В зависимости от времени, ситуации во внешней среде, результатов деятельности компании тот или другой процесс требует большего внимания.
Экономические показатели эффективности управления
Его также можно определить как взаимосвязь между результатами и временем, используемым для их получения: чем короче время, необходимое для получения желаемого результата, тем продуктивнее система. Производительность оценивает способность системы разрабатывать требуемые продукты и в то же время степень, в которой они используют преимущества используемых ресурсов, то есть добавленную стоимость. Более высокая производительность с использованием одних и тех же ресурсов или производства одинаковых товаров или услуг приводит к большей прибыльности для компании.
к сведению
В исследовании участвовали 118 предприятий, в том числе из промышленности (36%), торговли (16%), услуг (10%), ИТ (9%), финансовых организаций (9%) и 32% — из других отраслей экономики, в основном из сферы услуг. Более 80% респондентов средний и мелкий бизнес с числом занятых сотрудников менее 5 000 (из них 35% — до 500 чел. и 49% — от 501 до 5000 чел.), остальные — крупные предприятия (от 5 000 до 50 000 чел).
Японская и американская модели менеджмента
Гарольд Кунц и Хайнц определяют производительность как взаимосвязь между результатами и ресурсами в течение определенного периода, учитывая качество. Производительность подразумевает эффективность, эффективность, эффективность, и всегда в ее формуле считается качество, для хорошей индивидуальной и организационной работы.
Слово ресурс широко используется не только для тех, кто экономически необходим для осуществления производственного процесса или предоставляемой услуги, но и для всех, кто играет ключевую роль в качестве энергии, человеческих усилий, фактор времени, качество и т.д.
Большая часть опрошенных — специалисты из бухгалтерии и подразделений по отчетности — всего 74% (40% из бухгалтерии и 34% из службы контроллинга). Управленцы среди опрошенных составили 17%, специалисты по ИТ — 7% и сбытовики — 3%.
Планирование и моделирование сегодня — важнее всего
Опасаясь нового кризиса, менеджмент делает ставку на планирование, бюджетирование и моделирование альтернативных сценариев, чтобы лучше заниматься навигацией в нестабильных условиях — 69% (рис. 1). Эксперты отмечают: ориентированный в прошлое анализ остается важным для понимания влияющих на развитие факторов. А планирование помогает сконцентрировать и направить ресурсы и процессы на реализацию стратегии и достижение поставленных целей. Планирование и моделирование требует также непрерывного анализа, особенно факторов внешней среды, и позволяет систематически оптимизировать цели, процессы и ресурсы.
Список использованной литературы
Эффективность измеряется либо с помощью индикатора, либо с помощью набора из них. Это одна из основ для достижения конкурентоспособности и маркетинговой деятельности в организации. Он определяет эффективность как степень, в которой продукт или услуга удовлетворяет реальные и потенциальные потребности или ожидания клиентов или получателей.
Это степень соответствия поставкам продукта или услуги на дату и время, когда клиент действительно нуждается в этом. В определениях, описанных выше, термин качество является неявным. По словам Филиппа Кросби: «Качество соответствует требованиям собрания».
Результаты исследования показали, что, по мнению респондентов, сейчас планирование в большей мере следует увязывать с отчетностью и чаще заниматься моделированием, проводя сравнительный анализ альтернативных сценариев — 46% (рис. 2). Это особенно важно для своевременного распознавания новых трендов. Менеджменту хочется быть лучше подготовленным к будущему. Кроме того, опыт работы в нестабильных условиях научил обоснованно развивать будущие стратегии, лучше предугадывать возможные риски, контролировать и своевременно реагировать на них, а также шире подходить к планированию.
Джозеф Джуран: «Качество - это адекватность использованию клиента». Уильям Эдвардс Деминг: «Качество - это удовлетворенность клиентов». Шехарт: Качество в результате взаимодействия двух измерений: субъективного измерения и объективного измерения. Согласно этим авторам, можно резюмировать, что Качество является основным инструментом для неотъемлемого свойства всего, что позволяет сравнивать его с любым другим. Качество слова имеет несколько значений. В основном, это относится к набору свойств, присущих объекту, который предоставляет возможности для удовлетворения неявных или явных потребностей.
Специалистам задавали два вопроса: что для них является наиболее важной сферой планирования и какие системы (программное обеспечение) они используются для планирования.
По степени важности сферы планирования расположились следующим образом — издержки, затем финансы, результаты, сбыт, ликвидность, персонал (рис. 3). Ответы на второй вопрос оказались неожиданными.
С другой стороны, качество продукта или услуги - это восприятие клиента, это ментальная фиксация потребителя, которая предполагает соответствие указанному продукту или услуге и ее способность удовлетворять их потребности. Поэтому он должен быть определен в рассматриваемом контексте.
С точки зрения производства качество можно определить как относительное соответствие спецификациям дизайна, обычно оно находит удовлетворение в продукте, удовлетворяющем всем ожиданиям, которые ищет клиент, контролируется правилами, которые должны идти на рынок, подлежащий проверке и имеют требования, установленные организациями, которые сертифицируют продукт.
Инструменты планирования
На рынке программных продуктов, отмечают эксперты, существует множество различных инструментов, систем и автоматизированных решений по планированию и контроллингу, поддерживающих специальный функционал. И такие решения позволяют использовать сложные методы планирования, требующие больших затрат, способствуют более простому достижению целей при выполнении ежедневных рутинных заданий, что улучшает тем самым процессы планирования.
С точки зрения стоимости качество означает предоставление ценности клиенту, то есть предлагая лучшие условия использования продукта или услуги, которые клиент ожидает получить и по доступной цене. Кроме того, качество относится к минимизации потерь, которые продукт может вызвать для человеческого общества, проявляя определенный интерес со стороны компании для поддержания удовлетворенности клиентов. Современное видение концепции качества указывает на то, что качество дает клиенту не то, что он хочет, но то, чего он никогда не думал, что хочет, и что, как только он его получит, он понимает, что это то, чего он всегда хотел.
Тем не менее наряду со специальными инструментами электронные таблицы Microsoft Excel остаются пока наиболее часто используемым инструментом в планировании — 94% респондентов (рис. 4). Многие предприятия используют Excel в качестве единственной или дополнительной системы при планировании, бюджетировании и моделировании. Доля же респондентов, использующих только Excel для этих целей, составляет 15%.
Факторы, связанные с качеством
Для достижения хорошего качества продукта или услуги необходимо учитывать три важных аспекта. Технический аспект: охватывает научные и технологические аспекты, влияющие на продукт или услугу. Человеческое измерение: заботиться о хороших отношениях между клиентами и компаниями. Экономическое измерение: старайтесь минимизировать затраты как для клиента, так и для компании. Эти термины, описанные выше, которые объединяют концепцию администрирования, могут использоваться в качестве индикаторов для создания систем, которые измеряют управление любой организацией или процессом.
Кроме того, предприятия часто работают с оперативными системами, например Enterprise Resource Planning (ERP), или автоматизированными решениями Castomer Relationship Management (CRM), а также инструментами легального консолидирования. Среди прочих систем были названы собственные системы или продвинутые продукты Microsoft Office (рис. 4).
Когда же эксперты проанализировали применяемые системы и инструменты на предприятиях с различным числом сотрудников, оказалось, что Excel используется в равной степени как на крупных, так и на средних и мелких предприятиях. Причем мелкий и средний бизнес прежде всего использует специальные инструменты планирования наряду с Excel и оперативными системами. А крупный бизнес работает с собственными решениями наряду с Excel и для финансовой консолидации, и для планирования, бюджетирования и прогнозирования.
Важность определения показателей
Эффективность: измеряет окончательное воздействие действия на всю участвующую группу населения. Показатели эффективности являются ценным дополнением к показателям эффективности, учитывая, что эффективность в области государственного управления следует понимать как взаимосвязь между затратами и фактически произведенной стоимостью. Эффективность: она измеряется степенью удовлетворенности целей, поставленных в ее программах действий, или цели включают молчаливо или явно в своей миссии. То есть, сравнивая фактические результаты с ожидаемыми результатами, независимо от используемых средств. Эффективность: определяется соотношением между потребляемыми товарами и услугами и произведенными товарами или услугами; или, более широко, для услуг, оказываемых в отношении ресурсов, используемых для этой цели. Таким образом, эффективная производительность определяется как то, что с определенными ресурсами получает максимально возможный результат или что с минимальными ресурсами поддерживается качество и количество данной услуги. Качество: как степень удовлетворения результатов и ожиданий граждан. Охват: как объем преимуществ целевой аудитории в ее реальном измерении. Причина, по которой эти показатели также называются индикаторами воздействия. . Показатели являются инструментом для измерения соответствия целям любого процесса или учреждения.
Чаще всего электронные таблицы используют в сферах сбыта и персонала, где в первую очередь требуется большая гибкость и адаптивность для учета индивидуальных требований предприятия. Приблизительно половина респондентов дополнительно использует оперативные системы. Специальные инструменты планирования в первую очередь применяют в области финансового планирования (расчеты результатов, баланса/ОПУ, планирование издержек) и для управления результатами деятельности (суммы покрытия), финансами и издержками (рис. 5).
То, что не измеряется, невозможно контролировать, а то, что не контролируется, невозможно управлять. Вы не можете принимать решения простой интуицией. Индикаторы покажут проблематичные моменты процесса и помогут охарактеризовать, понять и подтвердить их.
Разработка технологии измерения эффективности управления неизбежно приходится на этот край человеческой деятельности, управление. Это должно быть в менеджерах, где возникла необходимость измерения эффективности их организации по отношению к рынку и конкурентам, а в свою очередь, тех, кто первым построил технологические предложения, которые наилучшим образом соответствуют организационному контексту.
Значительные различия были выявлены и в удовлетворенности респондентов применяемыми инструментами. Если среднее значение удовлетворенности инструментами финансовой консолидации, прочими решениями и специальными инструментами планирования находится приблизительно на одном уровне (от 1,9 до 2,18), то удовлетворенность Excel (2,60) и оперативными системами (2,88) — значительно выше (рис. 6). Однако, по мнению экспертов, приведенные данные следует понимать лишь как факт только того, что ни одно предприятие не собирается полностью отказываться от Excel. Результаты данного исследования, а также опыт реализации проектов показывает, что пользователи Excel часто сталкиваются с его ограничениями. При простом и гибком использовании электронных таблиц часто возникают ошибки и опасность несущественности при множестве связей. Кроме того, этот инструмент не оказывает достаточной поддержки процессам планирования и у него отсутствует существенная база данных при наличии огромного массива данных. В большей мере респонденты удовлетворены специальными инструментами консолидации. Поэтому наряду с Excel многие предприятия собираются дополнительно использовать специальные программные продукты по планированию, содержащие соответствующую функциональность и поддержку для более эффективной организации этого процесса. Некоторые системы для планирования предлагаются и в рамках полноформатных BI решений.
Следует иметь в виду, что индикатор представляет собой соотношение между количественными или качественными переменными и что с их помощью они позволяют анализировать и изучать ситуацию и тенденции изменений, порождаемые данным явлением, в отношении некоторых целей или целей, предусмотренных или уже обозначенных.
Для управления компаниями требуется система показателей, которые облегчают принятие решений и контроль. Поэтому важнейшими характеристиками системы индикаторов являются возникающие свойства интеграции, ее состав, т.е. набор деталей и элементов, которые его составляют, его внутренняя организация, то есть установленные для нее отношения. надлежащего функционирования того же самого и связей, установленных между системой и внешней средой, что усугубляет ее эксплуатацию и развитие.
Потенциал повышения эффективности менеджмента
Со временем с учетом изменения внешних и внутренних факторов и в зависимости от степени достижения поставленных целей и получаемого результата приходится менять подходы, быстрее и рациональнее организовывать планирование и другие процессы управления. В результате менеджмент становится более квалифицированным и эффективным.
Имя: это идентификация и дифференциация индикатора, поэтому очень важно, чтобы он был конкретным и должен четко определять его цель и полезность. Формы расчета: будучи количественным индикатором, должна учитываться математическая формула, которая будет использоваться для расчета ее стоимости, что подразумевает точную идентификацию факторов и их взаимосвязь.
Единицы: это способ, которым выражается определенное значение показателя, заданного единицами, которое изменяется в зависимости от связанных факторов. Глоссарий: этот момент имеет жизненно важное значение, поскольку важно, чтобы индикатор документирован или добавлен в терминах, которые точно определяют факторы, которые связаны с расчетом индикатора.
- сокращения/ускорения процесса (быстрый отчет, короткий плановый цикл, быстрое окончание и т.д.);
- снижения потребления ресурсов (сокращение затрат, издержек и/или ресурсов и т.д.);
- улучшения результата процесса (точные отчеты, более точное планирование и т.д.);
- лучшей интеграции с другими процессами;
- отсутствия потенциала улучшения.
Результаты свидетельствуют о том, что именно в управленческом процессе планирования респонденты видят самый большой потенциала улучшений — более 95%, в других процессах — в среднем от 75% до 85%. Самый большой потенциал сокращения/ускорения процесса и снижения потребления ресурсов, на их взгляд, также в планировании. При этом только 4% респондентов полагают, что процессы планирования на их предприятиях организованы хорошо (рис. 7).
Индикатор всегда должен быть связан с определением целей, которые должны быть достигнуты. Индикатор представляет собой количественную меру производительности, которая приобретает значение только в том случае, если она выровнена с целью, которая была ранее отмечена. Это ваше сравнение с этой целью, которая скажет вам, действуете ли вы адекватно, если процессы эффективны и эффективны и т.д. неверно, что существуют краткосрочные показатели и долгосрочные показатели; какие существуют краткосрочные и долгосрочные цели, поскольку показатели будут установлены в соответствии с целью, которая должна быть достигнута.
Участники исследования в больше мере удовлетворены процессами стратегического менеджмента, а также управления рисками и комплаенса. Эти два процесса оказались пока в меньшей степени интегрированы с другими. Наиболее важна для предприятий согласно опросу интеграция планирования, бюджетирования и моделирования с анализом и отчетностью — 65% или со стратегическим менеджментом — 53%. А в будущем пользу может принести интеграция стратегического менеджмента с анализом и отчетностью (42%) (рис. 8).
к сведению
Хороших людей много — эффективных менеджеров мало и все они разные.
Ключ к эффективному менеджменту лежит в способе их деятельности (как они действуют, в каких процессах участвуют).
Общие элементы их работы и поведения таковы:
- Правила, принципы — фундамент профессионализма — дисциплинируют поведение и регулируют выполнение задач и применение инструментов. Они — ядро эффективности. Это ценности, среди которых и эффективность.
- Выполнение задач с особой тщательностью и основательно.
- Компетентное и виртуозное владение инструментами. Профессионализм определяется методически-систематическим элементом.
Речь не о том, чтобы соответствовать идеальным требованиям, а о том, чтобы научиться быть эффективным (Ф. Малик. Управлять. Работать. Жить).
Интеграция процессов повышения эффективности менеджмента на Soft-платформе, %
|
|
Стратегический менеджмент |
Планирование, бюджетирование
|
Управление рисками и комплаенс |
Легальное консолидирование
|
Отчетность
|
|
Стратегический
| |||||
|
Планирование,
| |||||
|
Управление рисками
| |||||
|
Легальное
| |||||
|
Отчетность и анализ |
Эффективность менеджмента - сложное и многообразное понятие, смысл которого заключается в том, что весь процесс управления, начиная с постановки цели и заканчивая конечным результатом деятельности, должен производиться с наименьшими издержками или с наибольшей результативностью (производительностью). Материальные, трудовые и финансовые ресурсы должны преобразовываться в товары, услуги и т. д. Для этого существует организация, которая должна обеспечить это преобразование не только с выгодой для потребителя, но и для самой себя. Иными словами, затраты на преобразование должны быть меньше, чем стоимость результата. В этом и заключается сущность понятия эффекта и эффективной деятельности. Хороший менеджер видит организацию как систему зависящих друг от друга элементов, результативность функционирования которых зависит от непрерывного развития и движения этой системы.
Основными критериями эффективного управления является определенная множественность показателей, характеризующих результативность работающих организационных систем и подсистем. Конечный результат управления часто называют эффектом управления. Эффект представляет собой результат осуществления мероприятий, направленных на совершенствование производства, бизнеса и организации в целом. Эффект управления складывается из трех составляющих:
- экономический эффект - вид эффекта, имеющий непосредственную стоимостную форму, то есть измеряющийся в денежных или натуральных измерителях;
- социально-экономический эффект - имеет комплексную природу сочетания экономической выгоды и социальной стабильности и спокойствия, например, улучшение условий работы, снижение уровня профессиональных заболеваний (при определенных условиях может быть переведен в обычный экономический эффект);
- социальный эффект - вид эффекта, который принципиально не может быть пересчитан в экономический, например, предотвращение социального конфликта.
Общий эффект можно условно принять за сумму трех эффектов. Условно, так как показатели эффекта измеряются по-разному, и напрямую сложить их не представляется возможным.
Помимо понятия эффекта используют понятие эффективности. Эффективность - результат, выраженный стоимостными показателями, является экономическим эффектом, характеризующимся приростом дохода, увеличением прибыли. Эффективность представляет собой соотношение эффекта или достигнутого результата и затрат на их получение.
Эффективность = Эффект/Затраты
При управлении стремятся к максимальному сокращению затрат и к максимальному повышению всех видов эффектов. Затраты в организации не однородны и не всегда являются в чистом виде деньгами (хотя всегда стараются перевести их в денежную форму).
Обычно затраты подразделяют на:
- материальные затраты (сырье, полуфабрикаты) и энергия;
- трудовые затраты (время работы и квалификация работников);
- финансовые ресурсы или деньги и их эквиваленты (например, ценные бумаги).
Эффективность можно увеличить уменьшением любого из перечисленных ресурсов, и эти пути весьма разнообразны. Используя компьютерную технику, можно уменьшить трудовые ресурсы и более экономно расходовать материальные (например, за счет уменьшения отходов производства путем электронного раскроя материала). Однако для внедрения такой техники финансовые затраты должны быть увеличены.
Наиболее важным источником затрат является аппарат управления. Эффективность деятельности менеджеров напрямую довольно сложно измерить, так как между решением и результатом проходит время и множество преобразований. Необоснованные управленческие решения имеют большую разрушительную силу. Они могут подорвать не только организацию, но и социально-экономическую систему (например, градообразующие предприятия и их деятельность). Решения могут быть неэффективными вследствие неправильно выставленных целей, нехватки ресурсов, плохого выполнения работ и т. д.
Итак, эффективность менеджмента обеспечивается за счет деятельности по оптимизации затрат и увеличения результативности по всем направлениям менеджмента:
- в управлении трудовыми ресурсами;
- в управлении производством или при создании операционной системы;
- при определении методов и структур управления.
