Как сделать запись в трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Статья рассказывает, как корректно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, какие требования нужно учитывать.

Порядок оформления на работу образец указывается в Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилах ведения трудовых книжек.

7 основных правил внесения записей следующие.

1. Не затягивать с заполнением. Сведения заполняются не позднее со дня принятия приказа директором компании.
2. Дублировать информацию из текстов распоряжений и приказов.
3. Использовать арабские цифры.
4. Не сокращать информацию.
5. Записывать данные на русском языке.
6. Вносить данные на другом языке вслед за русскими записями, если используется другой язык.
7. Знакомить специалиста с каждой записью под роспись. Запись об ознакомлении делается в личной карточке.

Записывается информация, когда специалист принимается на срок более пяти дней.

Как правильно вносить информацию

Кадровик делает запись в трудовую книжку о приеме на работу в определенной последовательности.

Таблица указывает, как корректно записать данные при приеме нового сотрудника.

Должность нельзя писать в свободной форме. Каждая организация имеет штатное расписание. Согласно этому документу и нужно указывать должность.

Важно! Бланк заполняется согласно квалификационным справочникам, если именно благодаря своей должности человек получает право на льготы. Например, дается льготная пенсия, денежные выплаты.

Если кадровик ошибется и сделает неправильную запись, у человека возникнут проблемы при назначении пенсии. Специалисты пенсионного отделения откажутся включать работу в льготный стаж.

Один справочник должностей утвержден Минтрудом. Постановление № 37 датировано августом 1998 года. Второй справочник был утвержден в 1985 году. Госкомтруд и Секретариат ВЦСПС совместно приняли постановление №31/3-30.

Нюансы указания должностей

Когда вносится запись в трудовой книжке о приеме на работу, нужно различать два понятия – должность и профессия. Чтобы заполнить трудовую книжку используются квалификационные справочники и Общероссийский классификатор профессий, принятый Госкомстатом. Постановление № 367 датировано 26 декабрем 1994 года. При заполнении трудовой книжки эти документы берутся за руководство.

Когда делается запись в трудовой книжке о приеме сотрудника на работу, возникает вопрос, как корректно написать – принят или назначен. Эти слова не являются синонимами: назначить на должность можно директора или руководителя филиала, а остальные работники просто принимаются на должность. В ООО случаи назначения прописываются в учредительных документах.

Данные об оформлении на работу в трудовой книжке отличаются для мужчин и женщин. Отличается форма глагола: для мужчин пишут «Принят», для женщин – «Принята».

Важно! Пишутся должность и дата трудоустройства в образец заполнения трудовой книжки при приеме специалиста на работу. Неправильно указывать иные условия – срок договора, наличие испытательного срока.

Когда фирма имеет длинное название, то написание займет много времени. Есть способ, как ускорить внесение записи в трудовой книжке. Если заказать штамп с наименованием, то писать длинные названия не придется. В 2020 году запись с названием компании или штамп должны полностью поместиться в третьей графе. Ошибкой будет, если штамп захватывает соседние графы.

Как действовать, если принят сотрудник с бланком старого образца

Можно сделать запись о приеме в старый бланк, поскольку он сохраняет юридическую силу. Используется старый бланк, если он выдавался с 1975 по 2004 год. Когда бланк заведен до 2004 года, данные вносятся при наличии свободного места. Если в 2020 году банк заканчивается, то выдается вкладыш. Далее информация указывается в нем.

Распространенные ошибки

На 2020 год четко регламентируется порядок оформления бланков, но иногда допускаются ошибки.

7 основных ошибок оформления.

1. Не указывается, где учился или служил человек до поступления на работу.
2. Есть разница, когда человек начинает деятельность впервые или просто продолжаются записи. Получение трудовой книжки ­­– важный момент. Кадровик пишет сведения об обучении или прохождении военной службы. Как основания используются диплом и военный билет.
3. Указывается, что человек ранее не работал. В 2020 году Инструкция осталась прежней – лишняя информация не пишется.
4. Некорректно вносится название работодателя.
5. В произвольной форме вносить данные запрещено. Образец записи отражает название из учредительных документов. Образец записи включает полное название и сокращенное. Правильно внести сокращенное название в скобках рядом с полным наименованием. Когда человек принят на работу к частному предпринимателю, вписываются ФИО нанимателя.
6. Ставится цифра 0 перед порядковым номером.В 2020 году, как и ранее, ставится нумерация 1, 2, и так далее. Цифры 01, 02 являются некорректными.
7. Ошибочно вносится дата приема на работу. Следует указывать именно первый рабочий день, а не день заполнения трудовой книжки.

Когда заполняется трудовая книжка, даты первой записи и дата заполнения титульного листа могут отличаться. Титульный лист нужно оформить не позднее недели после первого трудоустройства. Первая информация пишется, когда специалист первый день вышел на работу.

Перед тем как оформить нового специалиста, нужно проверить, подлинный ли бланк. Данные не вносятся, если обнаружится подделка.

Как исправить ошибки

Не всегда получается оформить документ правильно, поэтому приходится исправлять ошибки.

Пример. Специалист кадровой службы решал в компании «Торгтехника вопросы», как сделать запись сотрудникам. Некорректно указал фамилию на титульном листе. Придется вносить поправки. Делается исправление: ошибочная запись зачеркивается, и рядом корректно пишется фамилия принятого специалиста. Далее заполняется обратная сторона обложки. Пишутся причины исправления и реквизиты основания.

Нельзя использовать замазку для исправления, если не удалось решить, как заполнить документ. Нужно соблюдать правила внесения изменений.

Ошибки в годе рождения также нужно исправлять. Неправильная дата зачеркивается одной чертой. Рядом пишется правильный год. Затем ответственный работник кадровой службы заверяет информацию своей подписью и печатью.

По-другому корректируются записи о трудовой деятельности. Вместо зачеркиваний делается уточнение. Уточняющая надпись вносится следующей строкой. Пишется, что информация недействительна, и затем делается верная запись. Реквизиты основания ставятся в четвертом столбце.

Когда ошибку допустили по прежнему месту работы, там и должны сделать исправления. Самостоятельно нельзя ничего исправлять.

Вопросы по оформлению

Несмотря на то, что порядок строго регламентирован, на практике все равно возникают вопросы. Ответы на вопросы по кадровому делопроизводству представлены в таблице.

Резюме

1. Когда устраивается новый сотрудник, нужно сделать запись.
2. Должность указывается согласно квалификационным справочникам.
3. Название фирмы вписывается из учредительных документов. Для ускорения кадровой работы можно использовать штамп с названием компании.
4. Инструкция указывает, как правильно сделать запись в трудовой книжке.
5. Ошибочные записи зачеркивать нельзя. Информация признается недействительной, и ниже пишется правильный вариант.

С 16 ноября 2016 года ставить печать в трудовой книжке не обязательно если организация от неё отказалась (Приказ Минтруда от 31 октября 2016 г. № 588н и 589н.).

В 2015 году печать для организаций сделали необязательной, однако в трудовых книжках её всё равно надо ставить.

Пример записи о приеме на работу(назначении) директора(для ООО, ЗАО)

Закон

Трудовой кодекс

Статья 309. Документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц

Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме».

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю»

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

«Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

… трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; …

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Статья 66. Трудовая книжка

«Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству».

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

«…В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет…»

Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

«…В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника».

Статья 234. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться

«Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

… задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой .

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника .

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2020 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал "Упрощенка" поможет исправить ошибки без штрафов:

Правила заполнения трудовой книжки в 2020 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69.

По Инструкции:

• записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2020 г. в трудовой книжке делается запись: "25.12.2020"

• для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
• сокращения не допускаются

Например, "пр." вместо "приказ" и т.д.

• в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой - повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статье.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: "Запись за номером таким-то недействительна".

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: "Принят по такой-то профессии (должности)". Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного, пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2020 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2020 году

Печать в трудовой ставится только при наличии.

Как писать формулировки в трудовой книжке

ВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

• Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа")
• Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка - до записи о приеме на работу ( Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

Ответы на часто задаваемые вопросы помогут разобраться в тонкостях оформления трудовых книжек. Узнайте, какие типы записей следует вносить, что написать на титульном листе, нужны ли записи о совместительстве или вахтовом методе работы.

➤

В статье:

Скачайте полезные документы по теме:

Какие правила заполнения трудовой книжки обязан соблюдать кадровик

Ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ и два других нормативных документа, подробно регламентирующих работу с трудовыми книжками. Это Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение №1 к постановлению Минтруда России №69 от 10.10.2003) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. В них подробно расписано, как заполняется трудовая книжка.

Вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей:

• о и увольнении;
• о постоянном переводе на другую должность;
• о получении второй и последующей профессии или специальности;
• о повышении квалификации;
• об изменении наименования должности, занимаемой работником;
• о награждении за профессиональные достижения и успехи в работе.

Если в период работы сотрудника на организацию ее наименование изменилось, отразите изменения в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции №69). Любые другие записи и дополнения, например, об объявленных выговорах и замечаниях, временных переводах и перемещениях или испытании при трудоустройстве , будут лишними.

Трудовая книжка: 100 готовых образцов идеальных записей смотрите в «Системе Кадры»

Внимание! Принципиальное значение имеет не только содержание, но и оформление каждой записи. Используйте только ручки с темными чернилами - черными, фиолетовыми, синими, избегайте аббревиатур и сокращений. Почерк должен быть разборчивым и четким. Эксперт «Системы Кадры» подскажет, какие формулировки в бланке будут считать недопустимыми .

Шпаргалка. Ошибки в трудовой книжке и как их исправить

Как заполнить трудовую книжку впервые поступающему на работу сотруднику

Если работник трудоустраивается впервые, СНИЛС и трудовую книжку ему оформляет работодатель. Сделать это нужно в течение недели со дня трудоустройства, причем в присутствии работника. Кроме того, новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной, если не хочет оформлять дубликат по прежнему месту работы (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу начинают с оформления титульного листа. Используйте только типовой бланк, предусмотренный приказом Минфина России №117н от 22.12.2003 и учтенный в приходно-расходной книге. Не принимайте и не используйте чистые бланки, купленные работником!

Внимание! Речь идет о документах строгой отчетности, поэтому не забудьте вписать серию и номер израсходованного бланка, данные его владельца, дату заполнения и другие обязательные сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

На титульном листе укажите:

1. Фамилию, имя и отчество сотрудника. Скопируйте данные паспорта, не используя инициалы и сокращения.
2. Дату рождения. Рекомендуем использовать арабские цифры в формате «дд.мм.гггг». Но если напишите месяц прописью, ошибки не будет.
3. Полученное образование, профессию, специальность. Учитывайте только завершенные уровни образования, получение которых подтверждено соответствующими дипломами. Реквизиты диплома не указывайте!

Студентам, закончившим ВУЗ после 2014 года, выдают дипломы нового образца с указанием присвоенной квалификации. Поэтому в трудовой книжке такого сотрудника в графе «Образование » следует писать не просто «высшее », а еще и указывать квалификационный уровень (бакалавр, специалист, магистр). Максимально возможный уровень образования присваивают кадрам высшей квалификации, закончившим аспирантуру, ординатуру, ассистентуру-стажировку. Узнайте больше о нюансах заполнения титулки и хитростях, помогающих , от эксперта электронного журнала «Кадровое дело».

1. Дату заполнения документа . Текущую дату можно указывать комбинированным способом: день и год - арабскими цифрами, месяц - прописью.

Все сведения вносят на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником, и заверяются его подписью. Ниже ставят печать организации (если есть) и подпись кадровика, заполнявшего титулку.

Образец оформления титульного листа: сотрудник впервые принят на работу

Следующий этап - оформление записи о трудоустройстве. Сначала в графе 3 укажите полное и сокращенное наименование организации. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер записи, в графе 2 - дату, в графе 4 - реквизиты приказа о приеме на работу. В графе 3 напишите, на какую должность и в какой отдел принят сотрудник. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию. Если выполняемая сотрудником работа дает право на льготы и компенсации, например, досрочную пенсию, убедитесь, что должность указана в соответствии с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником.

Шпаргалка. Какие ошибки ГИТ выявляет на титульном листе

Как правильно заполнить трудовую книжку при переводе сотрудника на другую должность или в другую компанию

Работа с трудовыми книжками - одна из наиболее ответственных задач, поручаемых кадровику. Поэтому так важно знать и соблюдать постановление о трудовых книжках и инструкцию по их заполнению, вести точный учет чистых и заполненных бланков, создавать для них безопасные условия хранения.

Если предъявленный сотрудником документ заполнен с ошибками, внесите все необходимые исправления, а если возникают сомнения в его подлинности, проверьте серию, номер и другие реквизиты или отправьте запрос в Гознак.